【連載3】まずは情報を整理しよう。

前置き

皆さんこんにちは！

WEB制作を頑張っていますか？

最近は少しずつ寒さも和らいで来ていると周りは言いますが、寒がりの僕には関係のない話です。

でも暑がりでもあるので、ぶっちゃけ年中通して快適な時期はトータル１ヶ月もないです……。

では気を取り直して、今回で３回目となるシリーズですが、今回は表題の通り、WEB制作をするにあたっての情報の集め方、まとめかたを解説できればと考えています。

正直な話、僕は制作サイドの人間なので、バリバリの営業マンやディレクターの方々からすれば初心者同然かもしれません。

なので、ここではセールストークなどには基本、触れません。

営業方法やどういう風に話せば良いかは、自分でググったり周りに聞いたりしてみてください。

事前準備

今回はクライアント（企業）からお問い合わせがあったと想定して解説しますが、自分のホームページを作りたい人は自身に問いかけるように考えてみてください。

まず最初に聞かないと（考えないと）いけないのが、

「なぜクライアント（または自分自身）はホームページを作りたい、リニューアルしたいと思ったのか？」

という考えに至った、根本的な問題や課題です。

クライアントごとに抱えている問題や課題は異なるため、さまざまな理由があります。

ですが、基本的には次のどれかが主、またはその組み合わせだと、僕の経験上では思います。

• 開業（新規設立）したのでホームページがほしい。
• 昔作ったホームページはあるが、情報やデザインが古いためリニューアルしたい。
• サービスが複数あり、それぞれに特化したホームページを持ちたい。
• 検索順位を上げたい
• 認知度や信用を上げたい。
• お問い合わせを増やしたい。
• 商品やサービスを購入してもらいたい。
• 会社やサービスを知ってもらいたい。
• 機能を追加してほしい。

実際はヒアリングしてみないことには分かりませんが、そんなに外れたものではないと思います。

もしリニューアル系の案件だった場合、基本的には既存サイトがあるはずなのでヒアリングに伺う前に、クライアントの業種やサービス、既存サイトで分かる問題点など、少しでも多くの情報を抽出します。

そうすることで、ヒアリングに伺った際に自分の知らない（知り得ない）情報がポンポン出てきて混乱してしまうのをある程度防げるうえ、相手を前もって知ることができます。

事前情報のあるなしでは、その後の打ち合わせ回数や無駄な確認の手間などを減らせるので、まずはクライアントの情報がどこかにないか調べてみましょう。

クライアントの問題・課題を聞き出す

それでは実際にヒアリングに伺い、クライアントの問題・課題を伺います。

ただし焦りは禁物です。

相手からお問い合わせがあったとしても、相手は腹の底で「本当にこの人に全部話しても大丈夫なのだろうか」と思っているはずです。

知り合ったばかりの人に、自分や家のことを洗いざらい話す人なんていないのと一緒です。

まずは雑談でお互いの緊張を解しながら、信頼関係を結ぶことを優先しましょう。

走り出しばかりのころは特にですが、実績なんてないにも等しいので、初回で信頼関係がある程度結べれば御の字です。

２〜３回くらい打ち合わせを設けたりすることはよくあるので、初回で相手の問題・課題を聞き出せなかったからと落ち込む必要はありません。

それは実績が溜まり確かな実力がついてからの話です。

なので自信を持ってクライアントの信頼を勝ち取ってください。

さて、信頼関係をある程度築けたという前提で、クライアントの問題・課題をヒアリングで聞き出して把握していきます。

ここでヒアリングシートがよく登場するのですが、ヒアリングシートはあくまでもヒアリングシート。

そこに書かれている項目以上のことは記載できないのが現実です。

それはそれで大事なのですが、ここで一番大切なのは、あくまでもクライアントの困りごとは何かという点です。

相手のことを聞かないといけないのに、「ドメインやサーバーを決めましょう」「キービジュアルがダサいからスタイリッシュにして目を引きましょう（ダサいなんて言えないですけど）」なんて話をした日には、「こいつ何しに来たんだ？」と思われるのは当たり前ですね。

まずは聞き手に徹してクライアントが話してくれる限りの情報を聞き出します。

その中で疑問に思ったことや不明な点などは話の流れを様子見ながら可能な限り深掘りし、少しでも多くの情報を聞き出しましょう。

同時に、クライアントに「この人は真剣に自分たちのことを考えてくれているんだ」と、私はあなた方の味方ですということを意思表示することで、より腹を割った話をしてくれる可能性があります。

情報をまとめて把握する

ヒアリングした情報を持ち帰り、整理します。

ここでまとめた情報は資料としてクライアントに送ってあげることで、情報の抜け漏れや間違いを早い段階で修正することができます。

ではどのように情報を整理していくかについてですが、僕の場合はまずXMindを使ってロジック形式（入れ子関係）で情報を整理します。

全部が全部この通りというわけではありませんが、大体はこれをベースにしています。

XMind自体は有料なので、無理に買う必要はありません。

まとめられるならWordやExcelでも良いですし、それすらも持っていないのならGoogleが無料で提供しているスプレットシートなどでも良いです。

その後、クライアントへ提出する用として別フォーマットでまとめます。

たまにこの画面を見て「こっちの方が分かりやすい！」という方もいらっしゃるので、そのときはスクショでPDFにまとめたりします。

まずは自分が理解できる方法で情報を整理しましょう。

解決策を検討しよう

問題・課題点を把握できれば、「商品やサービスをどう見せれば良いか」「イメージアップするためにはこんなコンテンツが必要ではないか」と解決策が出てくるはずです。

解決策を出すためのポイントは、同業種のホームページを徹底的に分析することです。

「このサイトではこうやってサービスを見せている」「あのサイトではこんなコンテンツを載せてイメージアップしている」というのが分かるはずなので、それらを整理して解決に必要な情報を絞り込むことで、サイトの方向性や構成が見えてきます。

では、ここまでで把握できた現在の課題や問題と、それらを解決するための解決策をクライアントに提案してみましょう。

「提案はデザインまで含めないとダメだ！」

という人はそれでも間違いではありません。

ただ、１つ１つの工程ごとにクライアントと情報共有をしながら進めたほうが、後で手戻りするリスクを減らせるので、参考までに覚えてもらえたらと思います。

終わりに

情報の整理についてでしたがいかがでしょうか。

本当はまだまだ話さないといけないことなどはあるのでしょうか、僕自身、手探り手探りでやっている部分なので、この通りにやれば間違いなし！なんてことは言えません。

もしかしたら最初っから腹を割って話してくれるクライアントだっているかもしれませんので。

とりあえずこの記事では僕の情報整理の仕方を知ってもらって、使えそうなところだけ取り込んでもらえたら良いです。

それでは皆さん、また次回会いましょう。